17.1 及时提醒
对于可能产生矛盾或误解而首长又没注意到的问题，秘书要及时提出来，以引起首长的重视，这样就可以避免不愉快的后果。秘书要在哪些方面及时提醒呢？
第一，对首长忽略了的事要提醒。
有些事本身并不错，也不会产生不良后果，但在决策或执行过程中，有一些必不可少的程序或环节。如果越过了，就可能带来一些矛盾或误解。首长在面临较为紧急或重大工作事项时，容易在这些问题上有所忽略。秘书要及时提醒首长，防止或弥补这种忽略。
一次某部队发生了重大事故，领导的心情都很沉重，特别是司令员、政委更是痛心。年底了嘛，本来一年的工作都不错，这一锤子给砸了。政委对秘书说：“通知在家的领导，开个常委会。”司令员得知后很生气地对秘书说：“乱弹琴，事故的原因还没弄清楚，开什么常委会？能解决什么问题。”秘书看到司令员不同意开常委会，但不能把司令员刚才那种态度和原话转达给政委，而是返回来对政委说：“按过去的惯例，开常委会是不是先与司令员通个气？您先给司令员打个电话，我再发通知。”政委马上说：“对。你看我有点着急了，不用打电话，我找他去。”司令员和政委当面说，自然不会发火，认识也统一了，问题也解决了。
第二，对首长“越位”了的事要提醒。
部队的领导原则是党委集体领导下的首长分工负责制。军政主官和各个副职首长，根据党委的统一意志，各负其责。
所谓“越位”就是政治干部管军事的事太多了；军事干部管政治的事太多了；正职干涉副职太多了，副职未经正职同意，行使了正职的职权；副职之间也有分工，干涉了对方所管的事务，等等，一旦有类似的问题出现，秘书就有必要提醒首长，以便挽回影响，防止产生矛盾。
某师李副师长脾气不好，也不喜欢有人当面吹捧。常说：“谁吹我，我就收拾谁。”主管后勤工作的是张副师长，批钱的事要由张副师长签字。宣传科搞文艺汇演要批点钱，一位干事见张副师长不在，只好找李副师长：“您是我们平时最敬重的首长。”
“少吹捧，小心我收拾你。”
“就是因为您不喜欢吹捧，我才敬重您。”
“你这个小鬼会讲话，算了，不收拾你了。有啥事说吧！”实际上谁都爱听好话。“找我有什么事？”
“有个条子，500元，文艺汇演急着用，您批了吧！”
李副师长大笔一挥，批了。秘书知道后对李副师长说：“搞汇演批500元钱没问题，党委已经定了的事。不过要不要等张副师长回来看一眼再让他们办？因为用钱的事统一由他管，不然，财务上还得去报告张副师长，这不多转了一圈。”
“对，对，刚才我有点越位了，快去告诉宣传科一声，我那批条不算数。”
秘书的提醒非常必要，非常及时。
第三，对首长疏漏了的事要提醒。
首长考虑问题往往是从整体上、原则上做出决策和安排，而对其中的一些细节和具体问题，则不一定想得很周密很完善。在执行和落实过程中，就可能出现一些疏漏，由此而产生某种不该出现的问题。
首长有疏漏，秘书就要提醒，协助首长及时加以弥补，挽回影响。
首长们下班后经常要在家中继续工作，阅读和批示文件。为了安全起见，某部队常委决定给每个首长家中配发一个保险柜。C首长把管理处长找来交代：“一个首长配一个保险柜，3天之内办好。”
什么是首长呢？按惯例参谋长、主任以上的算首长。于是管理处长就按这个概念购买了保险柜，送到各个首长家中。这一下出了毛病，首长们都住在一个院，参谋长、主任以上的首长家中都送了一个保险柜，副参谋长、副主任家中没送，家属们首先不快活，冲着丈夫发泄：“看你那样儿，当了这么多年的领导，连个‘正’的也没混上，配保险柜都没你的份。”家属一闹腾，丈夫也跟着发牢骚：“买个保险柜有什么了不得的，怎么没我们的事？”
秘书马上对C首长说：“一个保险柜要不了多少钱，是不是给副参谋长、副主任也配一个，也是工作需要嘛。”
“怎么不配呢？我不是告诉管理处长了吗？叫他来。”管理处长一来，C首长问：“怎么不给副参谋长、副主任配呢？”
“您不是说给首长每家配一个吗？”
“糊涂！副参谋长、副主任就不是你的首长？快去买，还要作检讨。”
秘书又对管理处长说：“首长交代时可能不够具体，有点疏漏，我们办事的就得想办法弥补一下，送保险柜时解释解释。”
管理处长给各家送保险柜时便说：“首长指示我给每个领导干部家都配一个，而且要3天内完成。是我们的工作不得力。前一次拉回来的数量不够。这不，今天全拉回来了，不过刚好3天，没误事。”
秘书的提醒，进一步协调了首长间的关系。
第四，对首长忘却了的事要提醒。
首长工作忙，事情多，难免忘事。一些不很重要的事，一些随时决定的事，一些忙中安排的事，很容易忘记。事到临头，首长自己还当没事，或者又有新的安排，这就可能产生误解或矛盾，秘书要适时提醒首长，以免误事或造成影响。
某部队政委在一次机关党委会结束时说：“从这个月起，常委委员都要给机关上党课，从我开始，每月一个人。组织处做个计划，通知大家。”定下后，政委一直忙着军区在这里召开市场经济条件下思想政治工作研讨会的准备工作，把这事给忘了。到了上党课的前一天，他对副主任说：“告诉你们主任，让他准备后天讲课。”副主任犹豫了一下，转身出去。秘书觉得不对劲，忙跑出去拉住副主任：“是不是政委忘了，这一课应该由他上？”
“是啊，我看主任好像没做什么准备，恐怕不好办。”
“你先别通知主任，我去去就来。”秘书回来对政委说：“根据记录，第一次党课由您上，这可是您自己定的。讲课提纲我已经准备好了。”
“是吗？我给忘了。那好，你快和我一块准备一下，我来上。再去跟主任说一声。”
“还没告诉主任呢。”
政委笑了：“差点没让主任误会了，以后这样的事还得多提醒我点。”