9.1　抓紧记录

所谓抓紧记录，就是尽量能把首长讲出的原话、原意记录下来。秘书整理首长讲话精神的前提是做好记录。而做记录是有窍门有技巧的。这里讲的窍门和技巧不仅是指用速记、符号、代号等方式，而指的是如何把首长讲话的主要精神记录下来。

秘书在对待首长随时性讲话问题上，通常易犯三个毛病：

一是不记。有的秘书懒得很，无论首长在什么场合讲话，他都不做笔记，东张张西望望，甚至打盹打瞌睡。首长的话讲完了，他的本子上竟是白纸一张。要知道，大多数首长是不喜欢秘书对他的讲话不屑一顾的。特别是不喜欢秘书人员对他的讲话无动于衷。某部A首长，不仅有很高的军事才能，而且有很高的写作水平。他的讲话常常在深思熟虑之后，每次讲话简直是一篇很有分量的材料。秘书只要把他的讲话记录下来稍加整理，就可以定型成文了。一次，这位首长下部队调查回来，同随员一起研究怎么样写好这个调查报告。当大家发言完毕后，他缓缓地站起，开始发言。跟随他多年的秘书人员，知道这位首长要“一锤定音”了。于是都拉开了做记录架势。部属的这些举动，引起首长的快悦，进一步激发他发言的热情。然而，有一位新来的宣传干事，不知道A首长的这种习惯。当A首长发言时，他心里想：首长还不是随便扯一扯。所以，他的两眼只是紧紧地盯着首长，并不去抓紧记录。A首长看到这位干事的举动，当即给予批评。

二是乱记。有的秘书，仅仅是首长讲话的记录机器。凡首长讲的话，什么都想记。结果，笔记做了一大摞；眉毛胡子满把抓，到整理的时候，该用的内容却找不出来。这种记录也等于没有记。

三是假记。有的秘书，首长讲话时，只是礼貌地装出一副做笔记的样子，其实什么也没有记，或者仅是随便地记录了与首长讲话无关的内容。

正确的做法是：巧记。

第一，记原话。

记录时，尽量记下首长发言时的原始语言，他怎么讲你怎么记。这种语言很生动，很有个性特点。因为同样一件事情，表达时个人有个人的表达方式。比如讲到体育：

生物学家说：“体育是物竞天择式的淘汰。”

心理学家说：“体育是人类征服欲的宣泄。”

科学家说：“体育是高科技的较量。”

医学家说：“体育是包治百病、延年益寿的灵丹妙药。”

艺术家说：“体育是健、美、力三维一体的组合。”

教育家说：“体育是社会文化的重要组成部分。”等等。

从上面的对同一事物的不同表达方式看出，记录发言人的原始语言是何等重要。当然，首长们对同一事物的表达语言不会像上面这些“家”们大相径庭，但个人的不同风格却是异常明显的。

第二，记要点。

即把你认为重要的观点、语句、段落详细地记下来。这些要点可供你在整理时，进行扩展、发挥，来个举一反三。

第三，记易忘点。

主要包括：时间、地点、人名、数字、各类专业的专用术语等。

第四，记疑问点。

首长在发言中，或者由于讲得太快，或者语言深奥难懂，或者专业性太强，秘书人员没有听懂，没有听清，就要用特殊符号记下来，以便抽空问清楚。

第五，及时追记。

有时首长随便讲话时，秘书不好意思当面拿出本子就记，但又非记不可，就先在脑子里牢牢记住，离开首长后赶快追记下来。