23.3　关于文件的保密

由于秘书人员与各级上传下达的文件打交道最多，而失密、泄密的经验教训告诉我们，文件失密、泄密的机会为最多。所以这里有必要将文件的保密问题强调几句。

秘书在收发、阅读、办理文件过程中，应做好七个环节的保密工作。

（一）登记。凡收文、发文、分送、传递、借阅、移交、销毁等都应健全严格的登记制度，做到事事有手续，件件有着落，使机密文件在收进、发出、处理和运转过程中均有记载和依据。不能因为是老熟人、老首长就省免这个手续。一旦出了问题，秘书会有口说不清。

（二）传阅。秘书应按规定级限执行，不得自行扩大阅读范围，明着给规定范围内的首长看，暗着给规定范围外的首长看，用这种方式讨好某些职小但权大的首长。有个秘书他觉察到政治部的一位副主任很可能近期内当主任或副政委，就经常拿着规定只供常委传阅的文件给这位副主任看，就这点，这位副主任对这位秘书格外偏爱。不久，这位副主任真的当了主任，对这位秘书也委以重任。这种做法是极不正常的。

（三）复制。机密文件不得擅自抄录。需要复制必须履行审批、登记手续，并将复制件与原件同样管理，复制过程中形成的废页必须及时销毁。

（四）印制必须按批准的份数，不得擅自多印多留。印制过程中，秘书人员要亲自监印。印制形成的蜡纸、衬纸、废页、废件等必须及时销毁，对机密文件的草稿应与正式稿件同样对待。文件在印刷前要注明密级，确定发送范围以及是否可以翻印、复制等。

（五）传递。传递必须有保密措施，不能随便放在一个杂乱的公文包里或顺手往口袋一装。在传递过程中，不能交其他人员看管。机密文件应走机要交通，不得通过普通邮局邮寄。跟随首长或自行外出携带密件要经有关领导批准，并采取保密措施。

（六）保管。秘书的办公室如果没有保密设施，不应存放机密文件过夜，随用随借随还，手续清楚。

（七）交接。秘书人员的工作调动时，应将文件清理登记，全部移交，并办理清退手续。