第二十一章 协助首长承办会务的艺术
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会议，一般的解释是：三人以上在一起讨论某种事项。现在，党政军的重大问题，往往都采取召开会议的形式讨论决定。会议，体现着党的民主集中制，体现着党的集体领导，也体现着党的群众路线。
会议的类型是很多的，可以数上几十种。主要的有例行工作会议、专题性会议、联席性会议、部署工作性会议、总结性会议、座谈会、代表大会、代表会、表彰会、动员会、现场办公会、经验交流会、电话会、电视会、广播大会、报告会、研讨会、招待会、碰头会、常委会、全委会、恳谈会、团拜会、听证会、小组会，等等。
凡属较为重要的会议，首长都要出席。有时一个首长参加，有时几个首长参加，有时全体首长参加。有时开幕时首长出席，有时会议中间首长接见与会代表，或有时到会做报告或发表谈话，有时会议结束时首长去讲话。
凡首长要参加的会议，秘书就要参与这个会议的某个环节或全过程。
所以，秘书如何为首长办好会务，也是一项经常性的工作。就会议的全过程来看，秘书可能参与承办的主要任务是：（1）收集会议的议题，安排会议的议程；（2）发出会议通知，负责会议报道；（3）准备会议材料，撰写会议文件；（4）对与会人员进行编组，布置会场，安排座次；（5）印发会议证件，负责会场签到；（6）及时发收文件，认真加强管理；（7）做好会议记录，整理文件，立卷归档；（8）做好会议的保密工作。
以上八项，是秘书人员在做好包括大会小会在内的会务工作中，带有共性的工作。至于某一具体会议，某一秘书人员要做哪些工作，需要根据情况决定。下面就秘书为首长办好会务几个共性问题加以探讨。