启发与会人做好发言准备

秘书不可能用直来直去的方式，“指示”首长在会议上如何如何积极发言，但可以提醒首长做一些准备。其方式是在通知首长开会时加以暗示和启发：

“副军长，明天8点钟开会，我觉得您在发言时，是否把第一个专题好好讲一讲。就结合您的切身体会来谈，我好好记录。一定能讲好。”

“副政委，明天8点钟开会，我看您讲第二个专题最拿手。就把您上次在我们办公室里讲的那些内容再归纳几条。我一定记好。”

“参谋长，明天8点钟开会，您很忙，又刚回来……”

经过秘书会前这样对首长们的提醒和启发，尽管不一定有想象得那么理想，但首长们发言的内容肯定会提高质量的。