拟发会议通知

上级批准召开会议之后，秘书人员就要根据首长的指示，立即草拟和印发召开会议的通知。其方法是：大型会议，要以文件的形式下发会议通知；一些小型的会议，用电话通知有关部门或人员即可；一些紧急性会议，可采用电报的形式快速下达。

无论采用哪种形式，会议的通知都要具体确切，使受文人一目了然。并注意适时发送，既不能过早又不能过迟。特别是对那些离机关较远的单位，交通不便的单位，分散的单位，外出执行任务的单位，都要提前发送通知。不要等会议快开完了，某些与会人员才接到通知。接到了通知也买不到车票、机票。同时，对那些编外单位、新设单位、正在裁减、简编但尚未完毕的单位，都不能忘记通知他们。